Ove Oceanove aplikacije prate dokumenate od nastanka-prijema, preko kretanja kroz službe, do konačnog rješavanja i arhiviranja. U svakom momentu se ima podatak o dokumentima koji su na obradi ili koji su ranije obrađeni.
Aplikacije poboljšavaju kvalitet usluga eksternim subjektima jer se u svkom momentu ima ima informacija o svakom dokumentu - nema "izgubljenih" dokumenata i detektuju se sva kašnjenja. Aplikacija poboljšava poduktivnost jer daje uvid u rad i opterećenje svake službe, svakog rukovodioca i svakog referenta.
Funkcioniše kao samostalan sistem ili se implementira kao dio integralnog informacionog sistema.
> Dokument menadžment i Arhiviranje
FUNKCIJE i KARAKTERISTIKE
Prijem, klasifikacija i evidentiranje ulaznih zahtjeva, pošte i akata
Razvođenje dokumenata prema službama - asigniranje
Praćenje dokumenata unutar službi, odsjeka, odjeljenja
Promjena statusa dokumenata,
Prezentacija dokumenata na obradi i njihovo stanje
Prezentacija stavki koje jesu (i koje) nisu obrađene na vrijeme
Pojedinačno i zbirno prezentiranje informacija
Izvještaji po mjestu obrade: služba, odsjek,referent
Izvještavanje za periode: dnevni, sedmični, mjesečni, kvartalni, godišnje
Arhiviranje: indeksiranje, skeniranje – konverzija u pogodnu elektronsku formu
Preuzimanje indeksnih atributa (datum dokumenta, tip, klasifikacija, vrsta, naziv, itd) iz Document managementa
Manipulacija memorijskim prostorom za arhivu
Prezentiranje elektronskih kopija arhiviranih dokumenata bez potrebe fizičke distribucije unutar organizacije
Štampanje dokumenta i ovjera na zahtjev trećim licima bez potrebe uvida u originalnu fizičku arhivu.
Copyright Ocean 2024
